Beschrijving
De eerste niet-weten tool is beschikbaar op github.
Het laat CRM gebruikers de mate van niet-weten en twijfel bij een contact in het systeem zien door middel van een symbool.
Dit heeft tot gevolg dat twijfel binnen een organisatie zichtbaar wordt en dat kan leiden tot een permanente, doorgaande kwaliteitsverbetering
Hoe groter het symbool, hoe groter de twijfel of het niet-weten dat een persoon heeft gesignaleerd bij dit contact.
Zodoende zien anderen wanneer er een twijfel of een niet-weten gesignaleerd is en kunnen daar op reageren.
Het bekijken van welke twijfel of niet-weten er aan het contact is toegevoegd is simpel. Je gaat met de muis over het symbool en je ziet:
Afhankelijk van wat er staat kun je een actie aan het niet-weten element toekennen.
Aan een niet-weten element kunnen de volgende acties gekoppeld worden:
- Oplossen (solve). Bijvoorbeeld een ontbrekend of mogelijk niet-kloppend telefoonnumer kan uitgezocht worden.
- Vermijden (circumvent). Sommige niet-wetens of twijfels kunnen niet opgelost worden, maar wel vermeden.
Bijv, een onbetrouwbare leverancier. Het is van belang voor een organisatie om wel bij te houden dat deze persoon een te vermijden pu-element bevat. - Erkennen (acknowledge). Andere pu-elementen kunnen niet opgelost worden en niet vermeden. Er zit niks anders op dan ze te erkennen.
Bijv.. iemand twijfelt wat de waarde is van een contact voor de organisatie.
Een actie toevoegen heeft tot gevolg dat de kleur van het pu-teken verandert:
Oplossen geeft een blauw teken, vermijden een rood teken, erkennen een groen teken.
Elke verandering in pu-velden wordt opgeslagen en is terug te vinden: wie heeft wat wanneer veranderd.
Het opslaan van twijfels en niet-weten vergroot de betrouwbaarheid van de gegevens in het CRM.
Tijdens drukke werkzaamheden zal er geregeld niet genoeg tijd zijn om een twijfel die een werknemer heeft bij een CRM contact onmiddelijk uit te zoeken.
Het via dit systeem registreren kan daarentegen wel.
Wanneer na de drukke werkzaamheden er even tijd vrijgemaakt is om alle twijfelgevallen na te zoeken zijn ze eenvoudig te vinden en aan te passen:
De twijfel van werknemers vastleggen is op deze wijze van grote waarde voor organisaties.
Automatische Pu-waarde
Wanneer je aan meerdere contacten twijfelt kun je de Pu-waarde automatiseren. Bijv:
- Je hebt telefoonnummers van verschillende landen, maar ze hebben een lokaal nummer
- Er is iets misgegaan bij een specifieke batch-import en je wil al die contacten kenmerken
In CiviCRM kun je dan zoeken op deze kenmerken, de resultaten kunnen opgeslagen worden in een "smart group".
Bij de smart group kun je Pu-waarden opgeven:
Zolang een contact voldoet aan de zoekcriteria zal de Pu-waarde zichtbaar blijven wanneer je dat contact bekijkt.
Als je in dit voorbeeld het telefoonnummer verandert in een internationaal nummer, dan verdwijnt ook deze Pu-waarde vanzelf.
Installeren
- Installeer CiviCRM: http://wiki.civicrm.org/confluence/display/CRMDOC/Installation+and+Upgrades
- Configureer de extensie opties: http://wiki.civicrm.org/confluence/display/CRMDOC/Extensions
- Download de pu-tool naar je extensie directorie en pak het uit: https://github.com/catorghans/net.trinfinity.orgis.mi.dataquality
- Installeer de extensie via de extensie pagina:
- Installeer de Civisualize Extensie voor de extra rapporten
- Wanneer je de functionaliteit voor Automatisch Pu-waarden gebruikt zorg dan dat de CiviCRM cron functionaliteit werkt en dat en dat van de geplande taken "Rebuild Smart Group Cache" en "Pu Automation" actief zijn.
Gebruik
Na installatie heeft CiviCRM 4 extra velden bij de contacten gekregen en een extra "Activity".
Het heeft een Rapport template "Pu report" gekregen die je nog moet omzetten in een rapport: http://book.civicrm.org/user/current/reporting/setup/
Als je de Civisualize extensie hebt geactiveerd kun je het "Pu Overview" rapport vinden op /civicrm/dataviz/PuOverview.